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内定者研修を実施しました(2015年)

先週、渋谷にある企業様で内定者研修を実施しました。
ExcelとPowerPointの一日研修で7時間です。

こちらの会社ではMacをお使いということで、もちろん内定者研修もMacでの実施です。受講生の皆さんはMacの使用経験が無い方もいますので、Macのごく基本的な使い方から説明を行いました。もっとも、皆さんパソコン自体は慣れているので、特にMacでも問題は無い様子。すぐに慣れたようです。

Excelの研修はこのようなカリキュラムです。

内容:基本的な表作成、数式、関数基礎、グラフ、ピボットテーブル基礎
目的:関数を中心にExcelの機能を学び、業務での活用に向けた基礎を固める

  • 基本操作の確認とともに、ショートカットキーなどで効率的な操作も覚える
  • 絶対参照と相対参照を理解し、数式でセル参照を使う
  • IF, VLOOKUPをマスターする(関数の概要を理解し、業務で活用する)
  • 条件付き書式や入力規則、グラフなどの機能を学ぶ
  • ピボットテーブルの機能を理解し、基本操作を覚える

やはり絶対参照、VLOOKUPあたりで少し難しいと感じる人もいたようですが、概ねスムーズだったかと思います。

そしてPowerPoint。こちらはこのような感じです。

内容:スライドの作成、スライドマスター、図形や画像の挿入、Excelとの連携、スライドショーの実行
目的:資料作成の基礎およびPowerPointの基本操作を身に付ける

  • 資料作成の基本を理解し、スライド作成の基本操作をマスターする
  • スライドマスター、ヘッダー、フッター、スライド番号を覚える
  • 統一感のある資料作成方法を学ぶ
  • Excelの表やグラフの挿入方法を覚える
  • スライドショーの実行、操作、スライドの印刷設定を学ぶ

演習を交えながらの機能や操作の説明、最後に資料作成の実習を行いました。

4月の入社、そして実際の業務に就くまでは少し間が空きますが、基礎をひととおり身につけておくと、すぐに思い出すことができるはずです。入社後の活躍に向けて、研修の内容を活用して頂ければいいなと思っています。


-MacでExcelを学ぶ!

Mac Excel研修はこちら(株式会社アップナレッジのページへ)

-MacでPowerPointを学ぶ!

Mac PowerPoint研修はこちら(株式会社アップナレッジのページへ)


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エクセル研修のすすめ

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Excelを仕事で使っている人はたくさんいます。でも基礎が身についておらず、Excelを使っていても基本的な操作が抜けている人も意外に多いものです。仕事で使う中でなんとなく覚えたという人によくあるパターンです。

仕事内容によっては、ごく初級レベルで間に合うこともありますが、「簡単な入力ができるレベル」でとどまってしまうと、ちょっとした変更や修正に対応できないのはもちろん、ムダな作業が発生することもあります。

ムダな作業というのは、例えばこういったことです。

  • コピペを延々と繰り返している
  • 入力を間違えたらイチからやり直している
  • 数式をひとつずつ入力している
  • ちょっとした修正でも新たに表を作り直している
  • Excelの画面を開きながら電卓を使っている

など……そういったことが実際にあります。そしてこういったムダな作業の中には、ごく基本的な操作を覚えるだけで解消できることもたくさんあります。

数式や関数の基本、ショートカットキーをはじめとした効率的な操作などをは、研修直後からすぐに作業効率を上げることができます。基礎を固めれば応用が効くようになって、Excel活用の幅が広がります。

毎日使うExcelだからこそ、社内のスキルアップを図ってみませんか?


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エクセル初級レベルから脱出するために

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お仕事でエクセルを使っている方は多いと思います。

エクセルは職種や業種に関わらず幅広く使われていますが、実際のところエクセルの利用状況としては、「日常的に使ってはいるけど、入力や簡単な数式を使う程度」というケースが多いようです。簡単な表作成と四則演算、SUMを使えるぐらいですね。そして一般的には、そういった使い方が初級レベルと言えます。

それから、「若い人はみんな使えるんでしょ」という声をよく聞きますが、たとえば新卒の方々の場合、大学などで使っていた人はそれなりのレベルに達していることもあるものの、一方で初級レベル、またはほとんど使えないという人も意外に多いものです。少なくとも「若い人はみんな使える」ということはありません。

そんな初級レベルからのステップアップというと、やはり関数がひとつのポイントになります。ひとつの目安としては、IFやVLOOKUPといった関数を使えるというレベルです。

ただ、関数を覚えるにあたっては「絶対参照、相対参照」というエクセルの重要なポイントを理解しておく必要があります。逆に言えば、初級レベルの方は参照のことを知らないケースがほとんどです。

ということは、参照やよく使う関数をきっちり理解すれば、初級レベル脱出につながるわけです。あわせて「ショートカットキー」をはじめとした効率的な操作方法を覚えていくと、完全に初級レベルから脱出できます。

初級レベルから脱出するために

  • 絶対参照と相対参照
  • よく使う関数(VLOOKUP, IF…)
  • ショートカットキー

中級レベルになるとエクセルの使い方の幅もだいぶ広がります。そして応用もさらに効くようになり、新しい関数もスムーズに覚えられるようになります。


■初級から中級レベルへ。ポイントを押さえてステップアップを目指す講座もあります。

【Excel講座ステップアップ編】
初級レベルからステップアップしたい方におすすめの講座です。
Excel講座ステップアップ編の詳細はこちら ※株式会社アップナレッジのサイトへ


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Excelで全角と半角を一括変換!

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全角と半角が混ざっている…

Excelで名簿などを作ったときに、電話番号やマンション名などで全角と半角が混ざっていることがあります。見た目もイマイチですし、どちらかに統一したい、という場合、一つずつ入力し直すのは大変です。

そこで関数の出番です。Excelには文字列を操作するための関数もいろいろとありますが、今回のケースのように半角文字や全角文字を変換する関数がこちらです。

  • 全角に変換 JIS
  • 半角に変換 ASC

例1)A列に入力されている半角文字を全角文字にする場合
B1セルに”=JIS(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が全角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて全角に変換できます。

半角を全角に

A列に全角文字が入っている場合は、そのまま全角文字でB列に表示されます。

例2)A列に入力されている全角文字を半角文字にする場合
B1セルに”=ASC(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が半角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて半角に変換できます。

全角を半角に

このように関数を使えば一括で変換できるので、全角半角を統一する場合は、
JISやASCといった関数を使ってみてください。

※変換したあとは、数式を入れた列をコピー→「値貼り付け」をお忘れなく。


 

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AccessとExcelの違いは?

Access研修

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Accessは何ができるのか

今回のテーマは「ExcelとAccessの違い」です。
マイクロソフトのOfficeソフトには下記のようなアプリケーションがあります。

-Excel(表計算ソフト)
-Word(文書作成ソフト)
-PowerPoint(プレゼンテーションソフト)
-Outlook(メールソフト)
-Access(データベースソフト)

他にもいくつかありますが、よく使われているものはこの5つです。この中で一般的なユーザーの方々にあまり馴染みがないものは、Accessだと思います。

ここで、Accessは何かというと「データベースソフト」です。
では「データベースソフト」というものが何なのか。

一言で言うと「大量のデータを扱うためのソフト」となります。
表形式のデータを作成して整理したり、条件を指定してデータを抽出したり、計算やレポートの作成もできます。でもこれだけであれば「それはExcelでもできますよね」という話になるかもしれません。

たしかに、いろいろなデータ、たとえば住所録とか顧客リストとか在庫表などをExcelで管理するケースも多くあります。でも、Accessだからできることももちろんあります。たとえばデータ入力専用の画面を作ったり、データ抽出の条件や出力するレポートのレイアウトを保存しておくこともできます。

もしこういったことをExcelで行う場合は、VBAというプログラムが必要になります。また、データ量が多くなればなるほど、Excelでの処理は重くなっていきますが、Accessなら大量のデータもスムーズに処理ができます。

そして大きなポイントとして、Accessはリレーショナルデータベースを扱うことができる、ということがあります。リレーショナルデータベースというのは、複数の表を関連付けて扱う仕組みのデータベースのことです。

このように、データベースの処理に特化したのがAccessです。

ただ、どうしてもAccessは難しいと感じるところがあると思います。これは、データベース(リレーショナルデータベース)の基本的な知識が必要になるからだと思います。

もっとも、Excelを使うときにも、場合によっては統計や簿記などの知識が必要になることがありますので、そういった意味ではAccessだけが特別難しいということもありません。

実際の業務においては、Excelで間に合う、または間に合わせることも多いと思いますが、Accessがどういうことができるかものなのかを知っておくとよいかと思います。

Access活用講座

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