ショートカットキー

ビジネスメールの研修あります

ビジネスの基本、だけじゃないメールの取り扱い

Eメールは日々のお仕事で頻繁に使われるツールのひとつです。社内はもちろん、顧客や取引先とのやり取りにも使われますし、なんだかんだでメールを使う場面はとても多いと思います。

しかし「本人は気付いていないけど失礼なメール」というものがよくあります。特に若い世代に多いという意見もありますが、これは携帯メールやLINEなどでのやり取りに慣れている人たちが、ビジネスでのメールも同じ感覚で使ってしまうことが原因でしょう。

ただ、言葉の選び方や文章に首を傾げるようなメールを受け取ったことがある人も多いかと思いますが、そういったメールの送信者が必ずしも若い世代とも言えません。それから、失礼なメールではなくても「何を言いたいのかよく分からないメール」というものあり、これも世代は関係ありません。

これらはコミュニケーションスキルの問題ということにもなるのですが、メールというツール上だから起きてしまうすれ違いみたいな部分もありますね。

また、先日発生した年金情報漏洩の問題は、不審なメールを警戒せずに開いたことが原因とのこと。そして受信者のみならずIT部門も適切な対応を取っていなかったようです。つまりメールにおけるセキュリティの意識が低かったということなのですが、これは人ごとではありません。

情報漏洩には充分気を付ける必要があるとは言いつつも、メールの取り扱いも含めたセキュリティの知識は、社内に浸透していないこともよくあります。「うちは大丈夫だろう」という意識があるところも多いのではないでしょうか。だからいまだにスパムメールが無くならないとも言えるのです。

メールについては、コミュニケーションスキルとセキュリティを含めた「ビジネスメール基礎研修」を実施しています。新入社員研修にも最適な内容となっています。

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全角と半角が混ざっている…

Excelで名簿などを作ったときに、電話番号やマンション名などで全角と半角が混ざっていることがあります。見た目もイマイチですし、どちらかに統一したい、という場合、一つずつ入力し直すのは大変です。

そこで関数の出番です。Excelには文字列を操作するための関数もいろいろとありますが、今回のケースのように半角文字や全角文字を変換する関数がこちらです。

  • 全角に変換 JIS
  • 半角に変換 ASC

例1)A列に入力されている半角文字を全角文字にする場合
B1セルに”=JIS(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が全角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて全角に変換できます。

半角を全角に

A列に全角文字が入っている場合は、そのまま全角文字でB列に表示されます。

例2)A列に入力されている全角文字を半角文字にする場合
B1セルに”=ASC(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が半角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて半角に変換できます。

全角を半角に

このように関数を使えば一括で変換できるので、全角半角を統一する場合は、
JISやASCといった関数を使ってみてください。

※変換したあとは、数式を入れた列をコピー→「値貼り付け」をお忘れなく。


 

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AccessとExcelの違いは?

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Accessは何ができるのか

今回のテーマは「ExcelとAccessの違い」です。
マイクロソフトのOfficeソフトには下記のようなアプリケーションがあります。

-Excel(表計算ソフト)
-Word(文書作成ソフト)
-PowerPoint(プレゼンテーションソフト)
-Outlook(メールソフト)
-Access(データベースソフト)

他にもいくつかありますが、よく使われているものはこの5つです。この中で一般的なユーザーの方々にあまり馴染みがないものは、Accessだと思います。

ここで、Accessは何かというと「データベースソフト」です。
では「データベースソフト」というものが何なのか。

一言で言うと「大量のデータを扱うためのソフト」となります。
表形式のデータを作成して整理したり、条件を指定してデータを抽出したり、計算やレポートの作成もできます。でもこれだけであれば「それはExcelでもできますよね」という話になるかもしれません。

たしかに、いろいろなデータ、たとえば住所録とか顧客リストとか在庫表などをExcelで管理するケースも多くあります。でも、Accessだからできることももちろんあります。たとえばデータ入力専用の画面を作ったり、データ抽出の条件や出力するレポートのレイアウトを保存しておくこともできます。

もしこういったことをExcelで行う場合は、VBAというプログラムが必要になります。また、データ量が多くなればなるほど、Excelでの処理は重くなっていきますが、Accessなら大量のデータもスムーズに処理ができます。

そして大きなポイントとして、Accessはリレーショナルデータベースを扱うことができる、ということがあります。リレーショナルデータベースというのは、複数の表を関連付けて扱う仕組みのデータベースのことです。

このように、データベースの処理に特化したのがAccessです。

ただ、どうしてもAccessは難しいと感じるところがあると思います。これは、データベース(リレーショナルデータベース)の基本的な知識が必要になるからだと思います。

もっとも、Excelを使うときにも、場合によっては統計や簿記などの知識が必要になることがありますので、そういった意味ではAccessだけが特別難しいということもありません。

実際の業務においては、Excelで間に合う、または間に合わせることも多いと思いますが、Accessがどういうことができるかものなのかを知っておくとよいかと思います。

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Excelの見た目をよくする

少し前から、書店で「プロフェッショナルのExcel」とか「外資系のExcel術」といったようなExcel本をよく見かけるようになりました。

内容としては、作業スピードを上げるためのテクニックや、統計で使うようなちょっと難しい関数、グラフ作成のポイントなどが並んでいます。そして、それらと合わせてよく挙げられているのが「資料の見た目をよくする」というものです。

たしかに「見やすい=伝わりやすい」とも言えますし、それが社内で使うものでも、きれいにまとまっているに越したことはないでしょう。

それらの本で、見た目についてどんなことが書かれているのかというと……

  • 数字やアルファベットは”Arial”、日本語は”MS Pゴシック”を使いましょう
  • 罫線は、縦の線を無くしましょう
  • 塗りつぶしをするときは薄い色を使いましょう

などです。

他にも、本(というか著者)によっては「計算結果の部分は青文字に」とか「百分率の部分は斜体で」など、いろいろコダワリもあるようですが、こういった点については特に正解があるわけではありません。ただ、社内でルールを決めて統一しておくのはよいかと思います。

いずれもちょっとしたことですが、上記で挙げたいくつかは、相手が見やすい資料を作るためのポイントとして押さえておくとよいかもしれません。

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作業が速い人と遅い人

たとえばExcelでの資料作成。同じ資料を作るとしても、作業が速い人と遅い人がいます。そして、作業が速い人には共通することがあります。

それは「ショートカットキーを使っている」ということです。

>>お仕事で使えるショートカットキーはこちら
>>Macのショートカットキーはこちら

もし今、ショートカットキーを使っていないのであれば、いくつか覚えるだけで確実に作業スピードを上げることができます。

コピーや貼り付けはもちろん、Excelならセルの書式設定など、頻繁に行う操作であればあるほどショートカットキーを使うべきです。「元に戻す」などもかなり使用頻度は高いのですが、意外に使っていない人も多いもの。

「早く帰りたいのに資料作成が終わらなくて…」「会議に必要な資料がまだできてない…」など、パソコンの操作に時間がかかっている人は、ぜひ試してみてください。

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