パソコンのコツ

エクセル研修のすすめ

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Excelを仕事で使っている人はたくさんいます。でも基礎が身についておらず、Excelを使っていても基本的な操作が抜けている人も意外に多いものです。仕事で使う中でなんとなく覚えたという人によくあるパターンです。

仕事内容によっては、ごく初級レベルで間に合うこともありますが、「簡単な入力ができるレベル」でとどまってしまうと、ちょっとした変更や修正に対応できないのはもちろん、ムダな作業が発生することもあります。

ムダな作業というのは、例えばこういったことです。

  • コピペを延々と繰り返している
  • 入力を間違えたらイチからやり直している
  • 数式をひとつずつ入力している
  • ちょっとした修正でも新たに表を作り直している
  • Excelの画面を開きながら電卓を使っている

など……そういったことが実際にあります。そしてこういったムダな作業の中には、ごく基本的な操作を覚えるだけで解消できることもたくさんあります。

数式や関数の基本、ショートカットキーをはじめとした効率的な操作などをは、研修直後からすぐに作業効率を上げることができます。基礎を固めれば応用が効くようになって、Excel活用の幅が広がります。

毎日使うExcelだからこそ、社内のスキルアップを図ってみませんか?


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エクセル初級レベルから脱出するために

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お仕事でエクセルを使っている方は多いと思います。

エクセルは職種や業種に関わらず幅広く使われていますが、実際のところエクセルの利用状況としては、「日常的に使ってはいるけど、入力や簡単な数式を使う程度」というケースが多いようです。簡単な表作成と四則演算、SUMを使えるぐらいですね。そして一般的には、そういった使い方が初級レベルと言えます。

それから、「若い人はみんな使えるんでしょ」という声をよく聞きますが、たとえば新卒の方々の場合、大学などで使っていた人はそれなりのレベルに達していることもあるものの、一方で初級レベル、またはほとんど使えないという人も意外に多いものです。少なくとも「若い人はみんな使える」ということはありません。

そんな初級レベルからのステップアップというと、やはり関数がひとつのポイントになります。ひとつの目安としては、IFやVLOOKUPといった関数を使えるというレベルです。

ただ、関数を覚えるにあたっては「絶対参照、相対参照」というエクセルの重要なポイントを理解しておく必要があります。逆に言えば、初級レベルの方は参照のことを知らないケースがほとんどです。

ということは、参照やよく使う関数をきっちり理解すれば、初級レベル脱出につながるわけです。あわせて「ショートカットキー」をはじめとした効率的な操作方法を覚えていくと、完全に初級レベルから脱出できます。

初級レベルから脱出するために

  • 絶対参照と相対参照
  • よく使う関数(VLOOKUP, IF…)
  • ショートカットキー

中級レベルになるとエクセルの使い方の幅もだいぶ広がります。そして応用もさらに効くようになり、新しい関数もスムーズに覚えられるようになります。


■初級から中級レベルへ。ポイントを押さえてステップアップを目指す講座もあります。

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ビジネスメールの研修あります

ビジネスの基本、だけじゃないメールの取り扱い

Eメールは日々のお仕事で頻繁に使われるツールのひとつです。社内はもちろん、顧客や取引先とのやり取りにも使われますし、なんだかんだでメールを使う場面はとても多いと思います。

しかし「本人は気付いていないけど失礼なメール」というものがよくあります。特に若い世代に多いという意見もありますが、これは携帯メールやLINEなどでのやり取りに慣れている人たちが、ビジネスでのメールも同じ感覚で使ってしまうことが原因でしょう。

ただ、言葉の選び方や文章に首を傾げるようなメールを受け取ったことがある人も多いかと思いますが、そういったメールの送信者が必ずしも若い世代とも言えません。それから、失礼なメールではなくても「何を言いたいのかよく分からないメール」というものあり、これも世代は関係ありません。

これらはコミュニケーションスキルの問題ということにもなるのですが、メールというツール上だから起きてしまうすれ違いみたいな部分もありますね。

また、先日発生した年金情報漏洩の問題は、不審なメールを警戒せずに開いたことが原因とのこと。そして受信者のみならずIT部門も適切な対応を取っていなかったようです。つまりメールにおけるセキュリティの意識が低かったということなのですが、これは人ごとではありません。

情報漏洩には充分気を付ける必要があるとは言いつつも、メールの取り扱いも含めたセキュリティの知識は、社内に浸透していないこともよくあります。「うちは大丈夫だろう」という意識があるところも多いのではないでしょうか。だからいまだにスパムメールが無くならないとも言えるのです。

メールについては、コミュニケーションスキルとセキュリティを含めた「ビジネスメール基礎研修」を実施しています。新入社員研修にも最適な内容となっています。

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全角と半角が混ざっている…

Excelで名簿などを作ったときに、電話番号やマンション名などで全角と半角が混ざっていることがあります。見た目もイマイチですし、どちらかに統一したい、という場合、一つずつ入力し直すのは大変です。

そこで関数の出番です。Excelには文字列を操作するための関数もいろいろとありますが、今回のケースのように半角文字や全角文字を変換する関数がこちらです。

  • 全角に変換 JIS
  • 半角に変換 ASC

例1)A列に入力されている半角文字を全角文字にする場合
B1セルに”=JIS(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が全角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて全角に変換できます。

半角を全角に

A列に全角文字が入っている場合は、そのまま全角文字でB列に表示されます。

例2)A列に入力されている全角文字を半角文字にする場合
B1セルに”=ASC(A1)”と入力します。123→123のように、A1セルの文字列が半角に変換されます。B2、B3にもB1セルの数式をコピーすればまとめて半角に変換できます。

全角を半角に

このように関数を使えば一括で変換できるので、全角半角を統一する場合は、
JISやASCといった関数を使ってみてください。

※変換したあとは、数式を入れた列をコピー→「値貼り付け」をお忘れなく。


 

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