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AccessとExcelの違いは?

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Accessは何ができるのか

今回のテーマは「ExcelとAccessの違い」です。
マイクロソフトのOfficeソフトには下記のようなアプリケーションがあります。

-Excel(表計算ソフト)
-Word(文書作成ソフト)
-PowerPoint(プレゼンテーションソフト)
-Outlook(メールソフト)
-Access(データベースソフト)

他にもいくつかありますが、よく使われているものはこの5つです。この中で一般的なユーザーの方々にあまり馴染みがないものは、Accessだと思います。

ここで、Accessは何かというと「データベースソフト」です。
では「データベースソフト」というものが何なのか。

一言で言うと「大量のデータを扱うためのソフト」となります。
表形式のデータを作成して整理したり、条件を指定してデータを抽出したり、計算やレポートの作成もできます。でもこれだけであれば「それはExcelでもできますよね」という話になるかもしれません。

たしかに、いろいろなデータ、たとえば住所録とか顧客リストとか在庫表などをExcelで管理するケースも多くあります。でも、Accessだからできることももちろんあります。たとえばデータ入力専用の画面を作ったり、データ抽出の条件や出力するレポートのレイアウトを保存しておくこともできます。

もしこういったことをExcelで行う場合は、VBAというプログラムが必要になります。また、データ量が多くなればなるほど、Excelでの処理は重くなっていきますが、Accessなら大量のデータもスムーズに処理ができます。

そして大きなポイントとして、Accessはリレーショナルデータベースを扱うことができる、ということがあります。リレーショナルデータベースというのは、複数の表を関連付けて扱う仕組みのデータベースのことです。

このように、データベースの処理に特化したのがAccessです。

ただ、どうしてもAccessは難しいと感じるところがあると思います。これは、データベース(リレーショナルデータベース)の基本的な知識が必要になるからだと思います。

もっとも、Excelを使うときにも、場合によっては統計や簿記などの知識が必要になることがありますので、そういった意味ではAccessだけが特別難しいということもありません。

実際の業務においては、Excelで間に合う、または間に合わせることも多いと思いますが、Accessがどういうことができるかものなのかを知っておくとよいかと思います。

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